Командировочные расходы за границей: нормы, размер по России и за границу

При командировании в Россию суточные уменьшены с $30 до $25, расходы на жилье — с $120 до $80. При этом для Москвы и Санкт-Петербурга нормы расходов увеличены — суточные составляют $40, на жилье — $145. Отдельные нормативы установлены для нескольких крупных российских городов.

При командировании работника в один день в несколько иностранных государств (городов иностранного государства, если для них установлены различные размеры возмещения суточных) размер суточных определяется нанимателем исходя из наибольшего размера возмещения суточных для одного из этих иностранных государств.

Министерству иностранных дел совместно с Министерством финансов поручено ежегодно до 1 марта при необходимости вносить в Минтруда предложения о корректировке суточных и расходов по найму жилья при командировках за границу с учетом анализа данных Комиссии ООН по Международной гражданской службе о нормах командировочных расходов для сотрудников ООН.

Командировочные расходы ИП на УСН — Эльба

Иногда ради бизнеса приходится ездить в другие города, и это приводит к дополнительным затратам на транспорт, отель и питание. У ИП на УСН «Доходы минус расходы» часто возникает вопрос, можно ли учесть эти затраты при расчёте налога. Такая экономия на налоге может привести к спорам с налоговой, и вот почему.

Чиновники против учёта в налоге УСН затрат на командировки ИП

Налоговый кодекс разрешает учитывать командировочные расходы при расчёте налога УСН, но, по мнению налоговой и Минфина, это касается только командировок наёмных работников по трудовому договору. Объясняют это тем, что по Трудовому кодексу командировка — поездка работника по поручению работодателя. ИП работает сам на себя и не является наёмным работником. Из-за этого он не может учесть затраты на свои поездки как командировочные расходы.

Суды на стороне предпринимателей

В такой ситуации суды поддерживают ИП и разрешают учитывать расходы на командировки в налоге УСН. Поэтому при конфликте с налоговиками есть шанс отстоять свою позицию в суде — хотя исход дела нельзя предсказать заранее. Но если вы хотите избежать споров с налоговой, лучше не учитывать затраты на поездку как командировочные расходы.

Сдавайте отчётность в три клика

Эльба подходит ИП и ООО.  Сервис подготовит налоговую декларацию, рассчитает налог и уменьшит его на страховые взносы.

Отнесите затраты на поездку к другим видам расходов

Есть более безопасный способ. Попробуйте отнести затраты на поездку к другим статьям расходов, избегая слова «командировочные». Например, если вы поехали в другой город за товарами, оборудованием или материалами для бизнеса, включите затраты на поездку в их стоимость. Только не забудьте каждый расход подтвердить документами. Недостаток такого способа в том, что далеко не все затраты получается отнести к другим видам расходов.

Нормы командировочных расходов — Планета-информ

Нормы расходов при командировках и налогообложение суточных

  Предприятия, организации, учреждения, которые не финансируются из государственного или местных бюджетов, имеют право самостоятельно во внутренних документах (коллективном договоре, Положении о командировке) или приказе о командировке работника устанавливать размеры суточных расходов.

  В то же время согласно подпункту 170.9.1 Налогового кодекса Украины (далее — НКУ) не облагаются НДФЛ (военным сбором) суточные расходы, понесенные в связи с командировкой в пределах Украины, в размере не более чем 0,1 размера минимальной заработной платы, установленной на 1 января налогового (отчетного) года, в расчете за каждый календарный день такой командировки (т.  е. в 2021 году — не более 600 грн. (6000 грн. х 0,1) за день, в 2020 году — не более 472,30 грн.

  Суточные, а также прочие командировочные расходы (на проезд, проживание и т. п.) при наличии подтверждающих документов независимо от их размеров включаются в расходы в бухгалтерском учете согласно НП(С)БУ 16 «Расходы», а также уменьшают финансовый результат в налоговом учете, поскольку в соответствии с подпунктом 134.1.1 НКУ налоговый учет ведется по правилам бухгалтерского учета (согласно НП(С)БУ) с корректировкой на разницы (по командировочным расходам разниц нет).

  Порядок направления в командировку государственных служащих, а также других лиц, которые направляются в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, полностью или частично содержащимися (финансирующимися) за счет

  В приложении 1 к Постановлению № 98 для бюджетников приведены суммы суточных расходов (расходов, не подтвержденных документально, на питание и финансирование прочих личных нужд физического лица) и максимальные суммы расходов на наем жилого помещения из расчета на сутки при командировке в различные государства. В частности, при командировках в пределах Украины норма суточных составляет 60 грн., а максимальная сумма расходов на наем жилого помещения из расчета на сутки —

трехразовом питании.

  Государственным служащим, а также другим лицам, направляемым в командировку, которые находятся за границей длительный срок и получают заработную плату в иностранной валюте, в случае командировки в пределах государства пребывания суточные расходы возмещаются в размере

Правительство изменило размеры суточных и расходов на жилье при командировках за границу

25 июня, Минск /Корр. БЕЛТА/. Правительство изменило размеры суточных и расходов на жилье при командировках за границу. Соответствующее постановление Совета Министров от 24 июня 2020 года №363 официально опубликовано сегодня на Национальном правовом интернет-портале, сообщает БЕЛТА.

Например, для командированных в Австрию суточные увеличены с 60 до 100 евро, при этом расходы на жилье снижены с 130 до 110 евро.

Для Литвы суточные увеличены с 30 до 55 евро, расходы на жилье — с 70 до 115 евро, отдельной градации для командируемых в Вильнюс, Каунас, Клайпеду теперь не предусмотрено. Для Латвии суточные и возмещение расходов на жилье составляют 60 и 110 евро соответственно (ранее 50 и 70 евро, при этом для Риги Вентспилса и Юрмалы — 50 и 110 евро).

Суточные при командировках в Польшу увеличены с 50 до 65 евро, возмещение трат на проживание осталось на уровне 150 евро. Для Украины суточные выросли с $40 до $55, расходы на жилье составят $105 (ранее $90 для всей страны, $120 для Киева).

При командировании в Россию суточные уменьшены с $30 до $25, расходы на жилье — с $120 до $80. При этом для Москвы и Санкт-Петербурга нормы расходов увеличены — суточные составляют $40, на жилье — $145. Отдельные нормативы установлены для нескольких крупных российских городов.

Уточняется также, что при командировании работника в один день в несколько иностранных государств (городов иностранного государства, если для них установлены различные размеры возмещения суточных) размер суточных определяется нанимателем исходя из наибольшего размера возмещения суточных для одного из этих иностранных государств.

Министерству иностранных дел вместе с Минфином поручено ежегодно до 1 марта при необходимости вносить в Минтруда предложения о корректировке суточных и расходов по найму жилья при командировках за границу с учетом анализа данных Комиссии ООН по Международной гражданской службе о нормах командировочных расходов для сотрудников ООН.-0-

Новый порядок возмещения расходов при командировках

Согласно новым нормам п. 15 Положения, индивидуальные предприниматели (ИП), организации независимо от формы собственности, за исключением бюджетных организаций и иных организаций, получающих субсидии, работники которых приравнены по оплате труда к работникам бюджетных организаций, государственных органов* (далее – бюджетные организации), при командировании работников в пределах РБ самостоятельно принимают решение о возмещении расходов по найму жилого помещения на основании подтверждающих документов либо без их представления.

*термин «государственный орган» используется в значении, определенном в Законе Республики Беларусь от 14.06.2003 № 204-З «О государственной службе в Республике Беларусь»

Порядок возмещения расходов по найму жилого помещения на основании подтверждающих документов определяется в локальном правовом акте (ЛПА). При возмещении расходов по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов принятия ЛПА не требуется.

При отсутствии подтверждающих документов, представление которых для возмещения расходов по найму жилого помещения определено в ЛПА, указанные расходы за время командирования, за исключением времени нахождения в пути, возмещаются в размере, не превышающем 20%, но не менее 5% размеров возмещения этих расходов, установленных в приложении 1. Конкретный размер возмещения расходов по найму жилого помещения устанавливается нанимателем в ЛПА.

В бюджетных организациях возмещение расходов по найму жилого помещения при командировании в пределах РБ осуществляется на основании подтверждающих документов. При этом размер их возмещения не должен превышать стоимость номера первой категории в гостинице населенного пункта, куда командирован работник, либо близлежащего населенного пункта в случае отсутствия гостиницы в месте командировки. При отсутствии подтверждающих документов расходы по найму жилого помещения за время командирования, за исключением времени нахождения в пути, возмещаются в размере 5% размеров возмещения этих расходов, установленных в приложении 1.

Согласно изменениям в ч. 3 п. 15 Положения, если расходы по найму жилого помещения превышают размеры, установленные в приложении 1, а также при нахождении командированного работника в месте командировки в пределах РБ менее 12 часов при продолжительности командировки 2 и более дня возмещение данных расходов производится нанимателем на основании подтверждающих документов, но не выше стоимости одноместного (это слово исключено) номера первой категории в гостинице населенного пункта, куда командирован работник, либо близлежащего населенного пункта в случае отсутствия гостиницы в месте командировки, если иное не предусмотрено Положением.

В ч. 4 п. 15 Положения, согласно которой лицам, занимающим высшие государственные должности РБ и должности руководящих работников госорганов и иных организаций, включенные в кадровый реестр Главы государства РБ, возмещение расходов по найму жилого помещения при командировании в пределах Беларуси в случае, когда расходы по найму жилого помещения превышают размеры, установленные в приложении 1 (эти слова исключены), осуществляется по фактическим расходам, в т.ч. по проживанию в номерах с количеством мест для проживания два и более или высшей категории, на основании подтверждающих документов.

В новой редакции изложен п. 16 Положения.

ИП, организации независимо от формы собственности, за исключением бюджетных организаций, при командировании работников за границу самостоятельно принимают решение о возмещении расходов по найму жилого помещения на основании подтверждающих документов либо без их представления.

Порядок возмещения расходов по найму жилого помещения на основании подтверждающих документов определяется в ЛПА. При возмещении расходов по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов принятия ЛПА не требуется.

При отсутствии подтверждающих документов, представление которых для возмещения расходов по найму жилого помещения определено в ЛПА, указанные расходы за время командирования, за исключением времени нахождения в пути, возмещаются в размере, не превышающем 20%, но не менее 5% размеров возмещения этих расходов, установленных в приложении 2. Конкретный размер возмещения расходов по найму жилого помещения устанавливается нанимателем в ЛПА.

В бюджетных организациях возмещение расходов по найму жилого помещения при командировании за границу осуществляется нанимателем на основании подтверждающих документов в размерах, не превышающих установленные в приложении 2 для страны пребывания. При отсутствии подтверждающих документов расходы по найму жилого помещения при командировании за границу за время командирования, за исключением времени нахождения в пути, возмещаются в размере 5% размеров возмещения этих расходов, установленных в приложении 2, если иное не предусмотрено Положением.

 При командировании за границу расходы по найму жилого помещения возмещаются учетом стоимости завтраков, включенной в счет за наем жилого помещения, в пределах размеров возмещения этих расходов, установленных в приложении 2.

В случае проживания работника в нескольких гостиницах при командировании за границу расходы по найму жилого помещения возмещаются исходя из количества суток (календарных дней) командировки, приходящихся на период нахождения в месте командировки, с даты прибытия к месту командировки и по дату выбытия из него включительно, в пределах размеров возмещения этих расходов, установленных в приложении 2.

При командировании работника в один день в несколько иностранных государств (городов иностранного государства, если для них установлены различные размеры возмещения расходов по найму жилого помещения) предельная норма возмещения расходов по найму жилого помещения определяется нанимателем исходя из наибольшего размера возмещения этих расходов, установленного в приложении 2 для одного из данных иностранных государств (городов иностранного государства).

Возмещение расходов по найму жилого помещения за границей без представления подтверждающих документов осуществляется из расчета количества ночей, приходящихся на период нахождения в месте командировки, с даты прибытия к месту командировки и по дату выбытия из него включительно, в размерах, установленных в приложении 2 (ч. 8 п. 16 Положения).

В случае если фактические расходы по найму жилого помещения с учетом стоимости завтраков, включенной в счет за наем жилого помещения, превысили сумму, рассчитанную в соответствии с ч. 8 п. 16 Положения, возмещение этих расходов производится на основании подтверждающих документов в размерах, не превышающих установленные в приложении 2 для страны пребывания, исходя из количества суток (календарных дней) нахождения в месте командировки согласно приказу (распоряжению, постановлению).

Лицам, занимающим высшие государственные должности РБ, возмещение расходов по найму жилого помещения при командировании за границу осуществляется по фактическим расходам на основании подтверждающих документов.

Должностным лицам по Перечню должностных лиц, которым возмещение расходов по найму жилого помещения за границей осуществляется в увеличенном размере (приложение 3 к Положению) возмещение расходов по найму жилого помещения при командировании за границу осуществляется по фактическим расходам на основании подтверждающих документов в размерах, не превышающих 150% размеров возмещения этих расходов, установленных в приложении 2 для страны пребывания.

При однодневных командировках или в случае нахождения в месте командировки за границей менее 12 часов при продолжительности командировки два и более дня возмещение расходов по найму жилого помещения производится на основании подтверждающих документов в размерах, не превышающих установленные в приложении 2 для страны пребывания.

При временной остановке в пути следования при командировании за границу возмещение расходов по найму жилого помещения осуществляется на основании подтверждающих документов в размерах, не превышающих установленные в приложении 2 для страны, в которой произошла временная остановка в пути.

Согласно корректировке ч. 2 п. 17 Положения оплата командированным работником расходов по найму жилого помещения посредством выданной корпоративной дебетовой карточки признается оплатой направляющей стороной жилого помещения, в т.ч. при временной остановке в пути (это уточнение исключено).

Дополнен п. 24 Положения, в соответствии с которым командированному работнику возмещаются расходы по оформлению и выдаче виз, в т.ч. по оплате услуг, связанных с приемом и обработкой документов для оформления виз, уплате обязательного сбора (пошлины), взимаемого с граждан в аэропортах, страхованию от несчастных случаев и болезней на время поездки за границу, страхованию автотранспорта и гражданской ответственности перевозчика, комиссионные расходы за совершение операций с использованием банковских платежных карточек, расходы по оплате местных сборов за право проживания в отдельных городах, бронированию мест в гостиницах, проведению обязательных лабораторных
исследований (тестов), связанных с диагностикой инфекционных заболеваний, а также расходы, предусмотренные в п. 25 Положения, при обязательном представлении подтверждающих документов.

Постановление № 550 опубликовано 25 сентября и вступает в силу через 10 дней.

Новая редакция Положения применяется к отношениям, возникшим при направлении в служебные командировки со дня вступления в силу постановления № 550.

Статья доступна для бесплатного просмотра до: 01.01.2028

10 командировочных расходов, которые вы не должны забывать в бюджете на

Когда вы путешествуете этим летом, шок от наклеек обязательно сработает, независимо от способа передвижения. От цен на бензин, которые в настоящее время могут вырасти, до более высоких сборов авиакомпаний, где-то вы почувствуете ущемление. Однако не помогает то, что эти авансовые платежи не учитывают скрытые и непредвиденные расходы, связанные с вашей поездкой, внутренней или международной. Сегодня мы рассмотрим 10 путевых расходов, которые вы должны учитывать при планировании бюджета на поездку на летний туристический сезон.Мы также учтем некоторые способы экономии на этих непредвиденных расходах.

1. Налоги на выезд

Многие люди легко забыть о плате за выезд, включив его в свой командировочный бюджет. Для многих стран это сборы, которые включены в ваш билет в аэропорту и не подлежат изменению. Однако для других стран, например Аргентины и Коста-Рики, в некоторых случаях вам придется оплатить сборы за вылет в аэропорту. Несмотря на то, что для большинства стран она небольшая и колеблется от 20 до 50 долларов, в других странах берут намного больше.Чтобы быть в курсе всех сборов за вылет из США, посетите этот веб-сайт Государственного департамента США. Просто найдите страну и нажмите «Въезд, выезд и визовые требования».

2. Комиссия за карту и обмен валюты

Во время поездки за границу вы, вероятно, столкнетесь с комиссией за транзакции за границей, взимаемой компанией, выпускающей кредитную карту. Вы даже можете обнаружить, что такая комиссия взимается даже с дебетовых карт. Перед отъездом всегда важно позвонить в компанию, обслуживающую вашу кредитную карту, чтобы сообщить им, что вы будете за пределами страны.

На кредитных и дебетовых картах нет чипов GPS, и они не могут определить, является ли покупка круассана в Париже вашим летним отпуском или кражей кредитной карты. Когда вы звоните, спросите, какова комиссия за зарубежные транзакции.

Во-вторых, даже при оплате наличными убедитесь, что у вас есть удобное приложение для обмена валюты на телефоне, чтобы убедиться, что вы действительно платите хорошую цену за все товары, купленные за границей. XE Currency — отличное приложение для конвертации валют, которое обновляется ежедневно при каждом подключении к Интернету.

3. Питание во время путешествия

Питание — очевидный аспект вашего бюджета на поездку. Однако есть одно дополнение к вашему бюджету, которое вы не всегда можете учитывать, — это есть по прибытии и отбытии из пункта назначения. Это расходы, которые складываются, особенно если вы сталкиваетесь с задержками или пересадками. Если вы семья из четырех человек, вы обнаружите, что это плата, на которую нельзя просто надеяться, что она самоорганизуется. В аэропорту расходы на питание астрономические.

Чтобы уменьшить эту стоимость, принесите еду из дома, чтобы поесть во время вашего прибытия, и совершите короткую поездку в продуктовый магазин в том месте, где вы находитесь, прежде чем отправиться домой.Если вы столкнулись со значительной задержкой, свяжитесь с вашей авиакомпанией, чтобы получить ваучер на питание, они почти всегда предлагаются, когда их спрашивают в таких ситуациях. В конце концов, они хотят сохранить ваш бизнес.

4. Сборы оператора сотовой связи

От поддержания связи с семьей дома до обмена информацией о приключениях в отпуске в социальных сетях — расходы на голосовую связь и передачу данных — это один из аспектов вашего бюджета, который следует учитывать во время пребывания за границей этим летом. Без вмешательства ваш смартфон GSM (AT&T и T-Mobile) просто подключится к местному международному провайдеру в этом районе, и с вас будут взиматься огромные сборы.

Перед отъездом проинформируйте своего оператора сотовой связи о своих планах путешествия, спросите о возможных скидках на международные тарифы, а если такие скидки недоступны, подумайте о приобретении международного телефона с оплатой по мере использования. WIFI — также отличная альтернатива, позволяющая звонить домой через Skype. Некоторые интернет-кафе и отели взимают плату за использование своего WIFI, но эта плата намного дешевле, чем оплата сотовой связи.

5. Экстренные расходы

Можно легко подумать, что самая напряженная часть вашего путешествия — это перелет туда и обратно.Однако, если вы столкнетесь с чрезвычайной ситуацией, вы обнаружите, что полет был совсем легким. Находясь в отпуске, вы обнаруживаете, что занимаетесь более напряженными делами, которые обычно не делаете каждый день (от пеших прогулок до подводного плавания и т. Д.).

Это представляет собой непредвиденный риск травмы. Если вы получите серьезную травму, вам может помочь страховка. Однако в других чрезвычайных ситуациях и при травмах может потребоваться копаться в собственном кармане для оплаты сопутствующих расходов (растяжения, порезы, синяки и т. Д.).Из-за того, что это расходы, с которыми не все сталкиваются, подумайте о том, чтобы отложить вашу кредитную карту для этих расходов, вместо того, чтобы откладывать определенную сумму наличными.

6. Стоимость визы

Помимо платы за выезд, вы, возможно, столкнетесь с визовыми сборами, которые зависят от продолжительности вашего пребывания в определенной стране. Убедитесь, что эти сборы отложены и оплачены, если у вас длительная поездка. Кроме того, если вы обнаружите, что для решения этих задач вам нужно обратиться в местное посольство, обязательно учтите транспортные расходы, чтобы добраться до и оттуда.Моей подруге, которая в настоящее время посещает Китай, пришлось трижды посетить посольство, прежде чем получить визу. К сожалению, мы не можем назначить цену за стресс, который вызывает эта задача!

7. Страхование путешествий

Независимо от того, путешествуете ли вы по Европе или любите отдыхать на пляже этим летом, туристическая страховка является обязательной для тех, кто едет за границу. Вы обнаружите, что приобретение туристической страховки у таких поставщиков, как World Nomads, предлагает вам не только медицинскую защиту, но и помощь при отмене поездки, помощь, прерывания и задержки.В большинстве случаев туристическая страховка стоит менее 100 долларов и может защитить вас тысячами долларов страхового покрытия.

8. Спонтанные приключения

Если это ваш первый визит за границу, вы должны убедиться, что у вас есть время на всю жизнь. Если вы находитесь в стране во время национального праздника или торжества, вы обнаружите, что мероприятия и приключения появляются из ниоткуда и могут быть раз в жизни, чтобы вы отпраздновали это событие. Убедитесь, что у вас есть запланированная форма оплаты. эти спонтанные приключения, будь то наличными с вашим бюджетом или с вашей картой.В конце концов, ты себя поблагодаришь.

9. Сборы за перелет и багаж

Часто путешественники сталкиваются с удивительной выгодой при покупке билета на самолет только для того, чтобы обнаружить, что им приходится платить за провоз багажа. Всегда проверяйте веб-сайт своей авиакомпании перед упаковкой, а не вылетом, чтобы увидеть сборы за скрытый багаж, взимаемые вашей авиакомпанией. Если вы сделаете это перед упаковкой, вы можете упаковать ее соответствующим образом. Наличие ценника, прикрепленного к вашей упаковке, заставит вас собирать вещи разумно, а не импульсивно.

Другие сборы за полеты, с которыми вы можете столкнуться неожиданно, — это стоимость Wi-Fi и покупка еды / напитков. Свяжитесь со своей авиакомпанией перед вылетом, чтобы узнать, есть ли на борту WIFI и сколько стоит. Если это небольшой рейс (менее 2,5 часов полета), Wi-Fi может быть необязательным.

10. Плата за проживание

Наконец, при поездке куда-либо плата за проживание может быть неожиданной для многих путешественников. Убедитесь, что у вас есть четкое представление о том, сколько вы должны платить за проживание.Плата за Интернет, обслуживание номеров, открытый бар и советы по обслуживанию номеров — это расходы, которые путешественники обычно игнорируют во время путешествий. Убедитесь, что вы включили эти возможные расходы в свой бюджет, чтобы избежать шока от наклеек в конце отпуска.

Включив эти сборы в свой командировочный бюджет, вы обнаружите, что лучше подготовлены к любым платежам, которые могут возникнуть на вашем пути. Вы можете не только сразиться с ними, но и сэкономить деньги. Сообщите нам в комментариях ниже, как вы экономите деньги в этом сезоне путешествий.

Рекомендуемое фото: http://hawaiidads.com/wp-content/uploads/2013/12/family-travel-1.jpg через Hawaii Dads

Международные компенсации расходов: руководство для зарубежных работодателей

Расходы на персонал — необходимая часть международный бизнес, такой как авиаперелеты, проживание, питание, транспортные расходы и суточные. Однако когда у вас есть сотрудники за границей, которые представляют расходы, вы собираетесь в соответствии с местными правилами и законами, в соответствии с которыми разрешены расходы, и любыми ограничениями это может быть на месте.

Возможно, вы пытаетесь управлять этим из домашнего офиса, но как вы собираетесь изучать местные практики и процедуры и интегрировать их в свою собственную систему? Что вы делаете, если какая-то часть расходов на сотрудников облагается налогом в принимающей стране, что влияет на чистую компенсацию вашего сотрудника?

Прежде всего следует помнить, что, нанимая сотрудников за границей, вы должны соблюдать все законы о найме и налогообложении за рубежом, в том числе правила возмещения расходов.

К счастью, есть эффективные решения для вас, и чтобы вы начали, мы составили это краткое руководство по возмещение расходов вашим зарубежным сотрудникам.

Общие проблемы с возмещением расходов

Когда вы начнете возмещать расходы в разных странах, вы столкнетесь с несколькими проблемами, которые могут оказаться новыми. Во многих случаях вы не сможете возместить расходы непосредственно из дома, поскольку ваши зарубежные сотрудники будут подлежать другой системе начисления заработной платы и налогообложения.Вам нужно будет найти способ управлять расходами на местах в зарубежном пункте назначения, где эти расходы понесены.

Местное налоговое законодательство: когда расходы являются налогооблагаемой выгодой?

В каждой стране свои правила, когда доходит до определения того, когда расход фактически является налогооблагаемой выгодой для работник. Эмпирическое правило состоит в том, что расходы должны быть строго связаны с бизнесом, без личного обогащения или выгода. Но каждая страна интерпретирует это по-разному в зависимости от налоговой политики, а также будет налагать денежные ограничения на определенные расходы, такие как ставка пробега на транспортные средства или питание на суточные суммы.

Курс валют

Если вы возмещаете расходы своему иностранному сотруднику расходы из дома, вам придется учитывать обменный курс (и любые колебания), если расход представлен в иностранной валюте.

Языковые барьеры

Аналогичным образом вы можете иметь дело с квитанциями и документацию на другом языке, что потребует перевода и интерпретация.

Требования к возмещению общих расходов

Квитанции и отчеты о расходах

Почти все расходы требуют квитанция, бумажная или электронная, и отчет о расходах для их разбивки по категория и количество.Некоторые расходы, такие так как суточные продовольственные пособия могут не иметь квитанции, но все же должны быть учитывается в платежной ведомости.

Формат и документация

В некоторых странах будет очень специфический формат, который необходимо использовать для подтверждения достоверности и точности квитанций. Налогооблагаемые расходы могут даже потребовать отдельной формы заполнять в рамках расчета заработной платы.

Лимиты на безналоговые расходы

Одна вещь, за которую придется заплатить внимание на лимиты на суммы, не облагаемые налогом на расходы, и как относиться к любые суммы, которые превышены и подлежат налогообложению для работника.Все это должно быть интегрировано в ваш иностранная система расчета заработной платы для обеспечения соблюдения.

: страны со сложными системами возмещения расходов

Компенсация расходов в Германии

В качестве примера строгого подхода Германии к расходам и налогообложению, пробег возмещается без уплаты налогов только в том случае, если сотрудник может документально подтвердить, что проложенные маршруты были наиболее прямыми к месту назначения. Это правило предназначено для предотвращения возмещения расходов на поездку, в которой сочетаются личные и деловые цели.

Возмещение расходов в Перу

Когда ваша компания возмещает или оплачивает расходы сотрудников в Перу напрямую, это должно осуществляться безналичными методами в рамках финансовой системы Перу, включая банковские депозиты, кредитные карты и электронные переводы. В противном случае платеж может рассматриваться как налогооблагаемая выгода для работника, если он выплачивается вне перуанской системы.

Компенсация расходов в Мексике

Политика Мексики в отношении возмещения расходов очень строгая.Путевые расходы и возмещение должны быть включены в фонд заработной платы, а налогообложение будет зависеть от наличия подтверждающей документации для освобождения от уплаты налогов. Как правило, командировочные расходы не облагаются налогом, если они происходят за пределами радиуса 50 км от места ведения бизнеса, и даже суточные должны иметь квитанции третьих лиц.

Возмещение расходов в Кении

Возмещение расходов в Кении произведено через M-Pesa, платежную систему мобильных денег, основанную на эксклюзивных технологиях. в Кению.Это может сделать отслеживание и управлять расходами из родной страны сложно, так как у вас не будет сопоставимая платформа для работы.

Как отслеживать расходы

Традиционный метод удержания бумаги квитанции, а затем прикрепить их к письменному отчету о расходах по-прежнему работает, но доступны и более элегантные решения.

Технологии

Есть несколько мобильных приложений и платформы, которые значительно упрощают отслеживание расходов, и вы можете использовать отсканированные квитанции на простое хранение.Единственный проблема заключается в возможности интегрировать технологию приложений с зарубежными платежными ведомостями. система при необходимости.

Использование Shield GEO для возмещения расходов

Если вы используете метод трудоустройства за рубежом своими руками, расчет заработной платы и интеграция возмещения расходов из дома может стать настоящей головной болью. Более простое решение — использовать зарегистрированного работодателя GEO в принимающей стране, который сделает все за вас.

Shield GEO организует вашу работу за рубежом от начала до конца и обеспечит соблюдение всех правил расчета заработной платы, возмещения расходов и налогов в пункте назначения.Наши местные партнеры понимают все правила расчета заработной платы и позаботятся о том, чтобы расходы отслеживались и сообщались точно, а также быстро возмещались сотруднику. Мы упрощаем трудоустройство за рубежом.

В мире существует широкий спектр программ социального обеспечения, которые различаются в зависимости от того, как каждая страна подходит к предложению и финансированию льгот и пенсий сотрудникам.Страны, использующие

Когда вашим сотрудникам за границу приходится выезжать на работу, они ожидают возмещения расходов. В каждой стране будут свои правила и ограничения относительно того, что может быть

Отпуск в отпуск является важным преимуществом, особенно для сотрудников из ЕС, где полный месяц летом является обычным и ожидаемым явлением. Это может стать сюрпризом для работодателей

Налоговая декларация иностранцев в США: вычитаемые командировочные расходы

Многие эмигранты задаются вопросом, какие виды транспортных расходов вычитаются из налоговой декларации иммигранта в США.Это справедливый вопрос, учитывая расходы, связанные с переездом за границу, поездку за границу, связанную с работой, и сравнительно высокие расходы на международные поездки (в отличие от аналогичных поездок в Соединенных Штатах). Мы объясняем, какие командировочные расходы вы можете вычесть из своей налоговой декларации для иностранцев, а также как сообщать об этих вычетах при подаче налоговой декларации в IRS.

Прежде всего, важно определить, какие расходы относятся к командировочным расходам.Чтобы квалифицироваться как командировочные расходы, они должны быть напрямую связаны с работой или деятельностью вашего бизнеса и требовать, чтобы вы находились вдали от налоговой службы на период времени, превышающий обычный рабочий день. Обратите внимание, что для вычета налога для сотрудника эти командировочные расходы должны превышать сумму возмещения командировочных расходов, полученную от работодателя.

Чтобы определить, что квалифицируется как вычитаемые командировочные расходы, вы должны определить, где вы звоните в свой налоговый дом. Если вы живете и работаете в Бангкоке, платите тайские налоги и подаете налоговую декларацию для иностранцев в США из Таиланда, вы сможете вычесть только командировочные расходы, необходимые для работы за пределами Бангкока.Транспортные расходы, связанные со встречей с клиентом в Гонконге, подлежат вычету, но то же самое будет неверно, если вы остановитесь в отеле в Бангкоке недалеко от места работы по соображениям удобства.

Если вы работаете в двух местах, налоговый дом и место работы, как правило, являются тем местом, где вы проводите больше времени, хотя некоторые утверждают, что именно там происходит большая часть доходов.

Теперь, когда вы знаете, что считается командировочными расходами, вы можете определить, какие конкретно командировочные расходы могут быть вычтены из вашей налоговой декларации для иностранцев.Вычитаемые командировочные расходы, указанные на веб-сайте IRS, составляют:

1. Путешествие самолетом, поездом, автобусом или автомобилем
2. Использование автомобиля в командировке
3. Тарифы на такси или другие виды транспорта между аэропортом или вокзалом и вашим отелем, отелем и местом работы, от одного клиента к другому или от одного места деятельности к другому
4. Питание и проживание, необходимые для работы
5. Чаевые, которые вы платите за услуги, связанные с любым из этих льгот
6. Химчистка и прачечная
7. Деловые звонки во время деловой поездки, включая факс или другие устройства связи
8. Подобные обычные и необходимые расходы, непосредственно связанные с командировками

Многие эмигранты находятся за границей по командировкам от юридического лица в США и считают, что их командировочные расходы во время проживания и работы за границей должны вычитаться из налогооблагаемой базы.В целом это правда, хотя это зависит от предполагаемой продолжительности вашего контракта.

Если вы выполняете командировку, которая, как ожидается, продлится более одного года, вы не имеете права вычитать командировочные расходы, поскольку в основном вы будете жить за границей. Если вы выполняете задание, которое должно было длиться один год, и в конечном итоге завершаете задание раньше, никакие расходы не подлежат вычету в качестве путевых расходов, поскольку вы намеревались остаться на срок более года. Точно так же, если вы находитесь в командировке за границей и продолжительность командировки превышает один год, командировочные расходы вычитаются только до тех пор, пока ожидаемая продолжительность не изменится, и ожидается, что командировка продлится более одного года.

Еще один популярный вычет — это расходы, связанные с поиском работы за границей или дома. Если вы ищете новую работу в той же профессии или бизнесе, в котором работаете в настоящее время, командировочные расходы вычитаются. Однако, если вы не работаете в той же отрасли или впервые ищете работу, эти расходы не подлежат вычету. То же самое верно, если между окончанием вашей предыдущей работы и началом вашей новой работы есть существенный перерыв.

Важно помнить об ограничениях на вычитаемые командировочные расходы. Командировочные расходы не превышают 2% от вашего общего скорректированного валового дохода. Дополнительную информацию о 2% -ном ограничении см. В теме 508 на IRS.gov.

Теперь, когда вы определили, какие командировочные расходы подлежат вычету, важно понять, как отразить эти расходы.

В качестве сотрудника невозмещаемые и допустимые командировочные расходы (как определено выше) указаны в Форме 2106 или Форме 2106-EZ.Затем эти расходы переносятся в Форму 1040 с помощью Приложения А. В отличие от других вычетов, командировочные расходы должны быть детализированы для вычета, и, таким образом, отражаются в Таблице А в налоговой декларации экспатриантов.

Если вы работаете не по найму, ваши требования к отчетности немного отличаются. Путевые расходы для самозанятых эмигрантов следует указывать в Приложении C налоговой декларации для экспатриантов или в Приложении C-EZ в качестве альтернативы. Эти таблицы затем необходимо приложить к форме 1040 как часть вашей налоговой декларации для иностранных граждан.

Теперь, когда вы знаете, какие командировочные расходы могут быть вычтены из вашей налоговой декларации для экспатриантов в США и как их сообщать, вы должны знать, насколько важен учет этих вычетов. Ведение точных записей имеет важное значение, когда дело доходит до заполнения необходимых документов для вычета этих командировочных расходов с помощью Формы 2106 и Приложения A. Также важно иметь эти записи в наличии в случае аудита. Многие налоговые эксперты говорят, что вычет командировочных расходов из налоговой декларации экспатриантов — хороший способ поднять красный флаг в IRS, делая точный учет гораздо более важным.

По поводу вышеизложенного, возможно, стоит прочитать нашу публикацию о том, правильно ли вы подаете налоговую декларацию. Если у вас есть какие-либо вопросы о вычете дорожных расходов из налоговой декларации для экспатриантов или если вы хотите узнать о наших налоговых услугах для экспатов, свяжитесь с нами.

Следует ли международным бизнес-путешественникам использовать суточные командировочные? • Онлайн-налоговый инспектор

Винченцо Вильямена, CPA

Отслеживание дорожных расходов с целью получения возмещения или вычета их из ваших налогов может быть сложной задачей.На все нужно вести подробные квитанции. Однако одним из способов упростить отслеживание расходов является использование фиксированной суммы суточных вместо фактических расходов. При правильном использовании суточные могут иметь дополнительные преимущества.

Это подробный пост, который охватывает:

Упростите ведение учета с суточными вместо фактических расходов

Как правило, вам придется отслеживать каждую квитанцию ​​по каждому расходу. Вместо того, чтобы вести учет вашей еды и других расходов, чтобы вычесть фактическую стоимость, вы обычно можете использовать стандартное пособие, называемое суточными.Суточные доступны за питание и непредвиденные расходы (M&IE), а также за проживание.

Использование суточных не означает, что вам не нужно вести какие-либо записи или документацию. Вам по-прежнему необходимо подготовить отчет о расходах с указанием даты, места, бизнес-цели, деловых отношений всех вовлеченных сторон и квитанций по статьям, на которые не выплачиваются суточные. Если вы используете суточные, укажите сумму надбавки в отчете о расходах вместо фактических расходов.

Кто может использовать суточные для покрытия командировочных расходов

Суточные могут использоваться для возмещения сотрудникам путевых расходов.Кроме того, самостоятельно занятые люди, такие как туристические блоггеры, копирайтеры, редакторы журналов и другие, которые часто путешествуют по работе, могут использовать суточные для вычета расходов на питание и непредвиденных расходов из своих налогов. Однако для жилья самозанятые не могут использовать суточные и должны вместо этого использовать фактические расходы с квитанциями. Временные цифровые кочевники в программах глобальной ротации, таких как Remote Year, также могут претендовать на это право. Однако полноценные цифровые кочевники без дома не смогли бы этого сделать.

Какие командировочные расходы подлежат вычету из налогооблагаемой базы

Ваши командировочные расходы могут быть не облагаемыми налогом бизнес-расходами, если они являются «обычными и необходимыми» расходами на выезд из дома по работе или по работе.Они включают транспорт, проживание, питание и прочие расходы, например чаевые.

Компании обычно возмещают своим сотрудникам эти командировочные расходы. Ранее, будучи сотрудником, вы могли вычесть любые невозмещенные расходы. Однако новый налоговый закон отменил вычеты за невозмещенные расходы на сотрудников за налоговые годы с 2018 по 2025 год. Это означает, что только предприятия и самозанятые теперь могут вычитать эти расходы.

IRS определяет деловую поездку как поездку по работе, которая требует от вас нахождения вдали от налоговой службы дольше обычного рабочего дня.Расходы, понесенные в связи с временным трудоустройством вдали от вашего дома на срок менее одного года, также могут квалифицироваться как не облагаемые налогом командировочные расходы.

Типичные не облагаемые налогом командировочные расходы включают:

• Путешествие самолетом, поездом, автобусом или автомобилем между вашим домом и местом работы. Однако, если вы путешествуете по бесплатному билету в рамках программы для частых путешественников или аналогичной программы, ваши расходы равны нулю. Вы не можете вычесть оценочную стоимость использованных миль.
• Проживание, включая проживание на Airbnb, может быть вычтено.Опять же, если вы используете баллы для бесплатного проживания в отеле, это не облагается налогом. Если вы являетесь независимым подрядчиком, вы можете вычесть фактические расходы на проживание, но не можете использовать суточные. Подробнее об этом ниже.
• Тарифы на такси и Uber или аналогичные виды транспорта между аэропортом или вокзалом и вашим отелем, отелем и местом работы, а также от одного клиента к другому или от одного места деятельности к другому. При использовании автомобиля вы можете вычесть фактические расходы или стандартную ставку пробега, а также связанные с бизнесом дорожные сборы и плату за парковку.
• Перевозка багажа и материалов, связанных с работой, таких как образцы, между вашими постоянными и временными рабочими местами.
• Питание, хотя бизнес-обеды могут быть вычтены только на 50% от невозмещенной стоимости.
• Случайные расходы, такие как чаевые, максимальная сумма которых составляет 5 долларов США в день.

Как эмигранты и цифровые кочевники могут вычитать командировочные расходы

Как эмигрант с постоянным домом за границей, вы можете вычесть расходы, понесенные во время деловой поездки. Например, если вы живете и работаете в Мадриде и платите налоги в Испании, вы можете вычесть из своей налоговой декларации в США дорожные расходы за работу, требующую вашего нахождения за пределами Мадрида.

Иностранцы, находящиеся в краткосрочной командировке, могут получать суточные в течение всего срока пребывания. Однако, если предполагаемое пребывание составляет один год или более, эмигрант проживает в назначенном месте и не может вычесть командировочные расходы, связанные с командированием.

Если у вас есть несколько мест, где вы живете и работаете, то, как правило, место, где вы проводите больше времени или где генерируется большая часть вашего дохода, считается вашим налоговым домом.

Однако для более кочевых эмигрантов главное — «уехать подальше от дома».Если у вас нет дома, из которого вы путешествуете и обратно, вы, скорее всего, не сможете вычесть свои дорожные расходы.

Как суточные работают для командировочных расходов

Ставки суточных — это фиксированные суммы, зависящие от местоположения, для компенсации дорожных расходов, таких как проживание, питание и непредвиденные расходы.

Стандартная ставка суточных, действующая с 1 октября 2018 г. по 31 сентября 2019 г. для поездок в пределах континентальной части США, составляет всего 195 долларов США (проживание, питание и непредвиденные расходы). Ставка на еду и непредвиденные расходы (M&IE) составляет 60 долларов.Кроме того, IRS публикует специальные тарифы для более чем 400 дорогих мест и даже для более дорогостоящего времени в пути, что означает, что некоторые места считаются дорогостоящими только в определенное время года.

Для международных поездок Государственный департамент США устанавливает ставки суточных для всех зарубежных регионов, включая максимальную ставку за проживание и ставку на питание и непредвиденные расходы.

Суточные для сотрудников

Работодатель может использовать суточные для возмещения сотрудникам расходов на совместное проживание и питание или только на питание.До тех пор, пока эти суточные не превышают федеральную ставку суточных и , сотрудник предоставляет отчет о расходах, они не являются налогооблагаемым доходом.

Как правило, расходы должны быть «подтверждены» фактическими поступлениями или считаться обоснованными, поскольку суточные не превышают федеральную ставку суточных. Таким образом, необоснованное возмещение, превышающее федеральную ставку суточных, считается налогооблагаемым доходом.

С вступлением в силу нового Закона о сокращении налогов и занятости сотрудники больше не могут вычитать невозмещенные командировочные расходы.

Суточные для самозанятых

Как независимый подрядчик или самозанятый фрилансер, вы в основном одновременно и работодатель, и работник. Это не дает вам возможности отследить определенные расходы и подготовить отчет о расходах с указанием дат, мест, бизнес-целей и т. Д. Если у вас есть собственная компания (например, S Corp), вы должны вычесть расходы непосредственно из бизнес.

Также имейте в виду, что самозанятые могут использовать суточные только для оплаты питания, но не для проживания.

Правила использования суточных для деловых поездок

Использование суточных может иметь преимущества во многих ситуациях при правильном использовании. Однако суточные — это не бесплатные деньги или налоговые вычеты без оформления документов. Если вы используете суточные для командировочных расходов, имейте в виду следующее:

Do

• Используйте суточные только, которые не превышают федеральную ставку для конкретного местоположения, чтобы избежать проблем с налогами.
• Следите за датой, местом, бизнес-целью и деловыми отношениями с любой стороной, участвующей в вашем отчете о расходах.Эти записи необходимы даже при использовании суточных.
• Подготовьте отчет о расходах.
• Проверьте ставки суточных для вашего пункта назначения и сравните с ожидаемыми фактическими затратами, чтобы увидеть, какой из них более выгоден.

Не надо

• Забудьте хранить квитанции о других расходах. Суточные включают только питание и непредвиденные расходы, а также максимальную ставку проживания. Транспортные, транспортные или другие расходы, связанные с бизнесом, должны быть заявлены отдельно и подтверждены квитанциями.
• Вычтите путевые расходы, оплаченные милями, баллами и т. Д. Они не подлежат налогообложению.
• Совместите стоимость проживания и M&IE. Вы не можете использовать «неиспользованную» часть одного пособия и применить его к другому. Например, если ваш отель дороже максимальной ставки проживания, но ваши расходы на M&I ниже, вы не можете использовать часть M&I к счету за гостиницу.
• Используйте суточные для проживания, если вы работаете не по найму. Как независимый подрядчик вы не можете использовать суточные для проживания.

Пример

В Картахене, самом дорогом городе Колумбии, максимальная ставка суточного проживания составляет 304 доллара, а M&IE — 107 долларов. Вы можете найти красивую квартиру с 1 спальней в старом городе на Airbnb менее чем за 100 долларов или четырехзвездочные отели на booking.com менее чем за 200 долларов. В этом случае использование суточных имеет преимущества. Но нужно быть последовательным. Вы не можете использовать суточные на один день командировки и фактическую стоимость на другой.

Чтобы получать дополнительную информацию о налогах на иностранцев и путешествиях прямо на свой почтовый ящик, подпишитесь на нашу бесплатную рассылку новостей.

Пять советов по управлению расходами на командировки за границу

Как вы контролируете командировочные расходы сотрудников, когда они несут расходы за тысячи миль в зарубежной стране? Что ж … это одна из самых сложных проблем, с которой сталкиваются менеджеры по расходам.

Наряду со всеми обычными проблемами, которые вы ожидаете, есть дополнительные сложности, вызванные расстоянием, разными валютами и правовыми системами. Без надежной системы это зона, подверженная чрезмерным расходам, например, несколько лишних напитков в баре отеля или «небольшое» повышение класса обслуживания до билета бизнес-класса.

Мошенничество с расходами — это особая проблема, когда недобросовестные сотрудники могут использовать неэффективность управления. Поскольку на обработку, сфабрикование и завышение путевых расходов часто уходят недели, путевые расходы могут легко остаться незамеченными.

Это задача, в которой цифровые технологии становятся мощным союзником, обеспечивая более эффективные способы оптимизации и контроля зарубежных расходов. Вот несколько способов убедиться, что ваши сотрудники не совершают лишних покупок.

Наличие политики

Удивительно, но многие компании не имеют политики в отношении расходов на поездки за границу. Это, как правило, относится к малым предприятиям, где зарубежные поездки, скорее всего, будут исключением, а не нормой.

Эффективная политика в отношении расходов должна охватывать поездки как внутри страны, так и за границу, создавая четкие инструкции в отношении того, на что именно можно претендовать, и как это сделать. Он должен быть честным, точным и доступным.

Облачная система управления позволяет доставлять напоминания о политике в режиме реального времени с помощью экранных уведомлений.Он также может автоматически предупреждать финансовую команду, когда расходы превышают установленные лимиты.

Используйте приложения для управления расходами

Смартфон стал незаменимым помощником для деловых путешественников. Это изменило способ, которым сотрудники могут управлять своими расходами во время заграничной поездки и вести их учет.

Webexpenses предоставляет пользователям мощное приложение для управления расходами. Он использует ACR (автоматическое распознавание символов), сканируя все бумажные квитанции, чтобы преобразовать их в цифровой отчет менее чем за 20 секунд.

Этот оптимизированный процесс означает, что счета могут обновляться по мере возникновения затрат, и он устраняет ужасную и болезненную задачу после поездки, связанную с необходимостью вручную обрабатывать пачку иностранных квитанций.

Постарайтесь спланировать наперед

Чем больше деловых поездок можно запланировать заранее, тем меньше будут расходы. Исследования показывают, что бронирование деловой поездки за 28 дней до поездки приводит к снижению затрат на 44,7%, чем если бы она была организована за три дня до… Это большая экономия.

Экономические преимущества предварительного планирования распространяются на все основные расходы, связанные с деловыми поездками — перелетами, гостиницами и поездками по железной дороге. Таким образом, позволяя сотрудникам оставлять заказы на поездки до последней минуты, можно значительно увеличить расходы.

Хотя этим необходимо управлять, необходимо сбалансировать дополнительные расходы с преимуществами, обеспечиваемыми гибким и оперативным подходом к деловым поездкам.

Контроль конвертации валюты

Необходимость иметь дело с постоянно колеблющимися обменными курсами представляет собой особую проблему при работе с зарубежными расходами.Когда конвертация валюты выполняется вручную, это делает обработку отчетов медленной и подверженной ошибкам задачей для финансовых команд.

Это одна из головных болей, которую можно эффективно устранить с помощью программного обеспечения для управления цифровыми расходами. Webexpenses может автоматизировать обработку нескольких валют.

Точная конвертация валюты выполняется на основе обменного курса на момент возникновения затрат. Это простой и легкий способ справиться с проблемной областью управления расходами.

Не уплачивайте налог

Попытка выяснить налоговые правила для разных стран — устрашающая перспектива. Но избегание этой области означает, что многие компании упускают из виду расходы, которые могут быть законно возмещены.

Возмещение этих затрат становится намного проще при использовании цифровой системы управления. Это обеспечивает легкий доступ к точным данным, которые требуются налоговым органам.

Он также позволяет легко передавать информацию о расходах агентствам, специализирующимся на возврате НДС за рубежом.Это дает компаниям возможность возмещения затрат, избегая при этом сложностей международного налогового законодательства, которыми никто не хочет увлекаться.

Если вы хотите убедиться, что ваши сотрудники не тратят слишком много средств на командировки за счет внедрения автоматизированной системы, свяжитесь с нами здесь или запросите демонстрацию, чтобы узнать, как мы можем вам помочь.

Заграничные командировки: объяснение расходов и пособий

Мы живем в условиях глобальной экономики, и если вы хотите быстро развивать свой бизнес, иностранные клиенты могут быть отличным источником дохода, а также прекрасным поводом для знакомства с миром.С ростом числа людей, которые начинают заниматься индивидуальной трудовой деятельностью, а работа в Интернете становится нормой, никогда не было такого большого потенциала для поиска работы из-за границы.

Иногда крупная сделка требует индивидуального подхода, и это обычно означает прыжок в самолет, чтобы пожать руку кому-нибудь в чужих странах. Для большинства владельцев бизнеса их внутренние деловые поездки будут приостановлены — сохраните квитанции на такси, заберите свои служебные мили и т. Д. — но у международных деловых поездок есть несколько особенностей, о которых вам нужно знать.

Применяются те же правила

HMRC по заявлению о коммерческих расходах — они должны быть «полностью и исключительно» для деловых целей — применяются в любой точке мира.

Требование хранить доказательство покупки также широко распространено во всем мире, поэтому обязательно посмотрите «Можно мне квитанцию, пожалуйста?» в разговорнике, прежде чем сесть в то такси в Шанхае.

Заграничное путешествие предоставит прекрасную возможность распустить волосы и насладиться несколькими сангриями у бассейна, но налоговый инспектор никогда не берет отпуск, и, во всяком случае, требования HMRC к допустимым расходам за границей даже строже, чем дома.

Не смешивайте бизнес с отдыхом

HMRC означает, что любой намек на личную выгоду сделает зарубежные поездки недопустимыми в качестве деловых расходов.

Хотите отложить свой рейс домой на несколько дней, чтобы полюбоваться исторической готической архитектурой Бремена после 7-й Международной конференции по морским ветровым подстанциям? Нейн! (Нет) это будет означать, что вы не можете потребовать его обратно.

Хотите взять с собой супруга в Стокгольм, чтобы они могли заниматься в тренажерном зале отеля, пока вы посещаете Викиманию? Компис (для не говорящего по-шведски это означает «приятель» по-шведски!).

Нет ничего невозможного во время деловых поездок за границу, но правила HMRC строгие, и когда вы закрываете ноутбук и открываете Lonely Planet, должен быть четкий разделитель.

Наш незадачливый инженер-турбинник, направлявшийся в Бремен, мог отдельно забронировать билеты туда и обратно, а конференц-зал и дни отдыха — как два разных бронирования. Затем они требовали оплату вылета и проживания для конференции, а остальное оплачивали из своего кармана.Sehr einfach (очень просто)!

Восторженный википедист едет в Швецию? Забронируйте поездку для супруга отдельно, разместите их в другом отеле, и они будут в бюстгальтере (хорошо!).

Ужасно хлопотно, но таковы правила HMRC. Как правило, если счет-фактура, счет или квитанция расходуются для личной выгоды, вы не можете потребовать их обратно.

Тратить деньги

Как только вы действительно прибыли в пункт назначения, правила HMRC в отношении того, что вы можете заявить, становятся немного более простыми.

Вы можете относиться к иностранным расходам точно так же, как к внутренним расходам — ​​просто сохраните квитанцию ​​и потребуйте обратно всю сумму.

Если вы потеряете квитанции или хотите упростить задачу, у налогового инспектора есть удобный (хотя и огромный) список прожиточных минимумов для каждой страны на Земле, включая крупные города. Важно отметить, что эти ставки не являются надбавками — вы можете требовать суммы, предписанные HMRC, только если вы действительно понесли расходы до этой суммы.

Если вы регулярно путешествуете, вы, вероятно, привыкли жонглировать обменными курсами, и из-за них может быть сложно заявить о расходах.Поездка на такси за 30 евро может стоить 20 фунтов стерлингов, когда вы ее возьмете, 21 фунт стерлингов, когда она будет снята с вашего банковского счета, и 22 фунта стерлингов, когда вы придете требовать расходы в своем бухгалтерском программном обеспечении. В случае сомнений всегда используйте сумму, оставшуюся с вашего банковского счета — это значительно упростит вашу бухгалтерию.

Сувениры

Практически невозможно отправиться в отпуск и не вернуться с сумкой, полной туристических татуировок. Если вы планируете приобрести что-то более существенное, чем магнит на холодильник, вы можете воспользоваться более низкими ценами за границей для покупки активов для своего бизнеса — при условии, что вы платите правильные налоги.

Многие страны разрешают иностранным посетителям требовать возврата налога с продаж либо при выезде из страны, либо при покупке (во многих крупных торговых центрах есть счетчики для возврата налогов). Если вы покупаете бизнес-актив, например камеру, ноутбук или другое крупное оборудование, вы можете вернуть налог с продаж. Вам нужно будет декларировать актив, когда вы вернетесь в Великобританию и заплатите применимый НДС, но если вы зарегистрированы в качестве стандартного НДС, вы можете вернуть его при следующем возврате.

Вы сэкономите своему бизнесу кругленькую сумму, а ваша новая покупка, вероятно, окажется намного полезнее, чем бутылка Absolut Vodka и лошадь Дала.

Если вы ищете дополнительную информацию о том, какие расходы вы можете требовать, ознакомьтесь с нашими статьями «Какие расходы я могу требовать как компания с ограниченной ответственностью?» или «Какие расходы я могу требовать как индивидуальный предприниматель?» должно быть именно то, что вам нужно.

Определение командировочных расходов

Что такое дорожные расходы?

Командировочные расходы — это расходы, связанные с поездкой с целью ведения деловой деятельности. Разумные командировочные расходы, как правило, могут быть вычтены компанией, если сотрудники несут расходы, путешествуя вне дома специально для деловых целей.Эти бизнес-цели могут включать конференции или встречи.

Хотя многие командировочные расходы могут быть вычтены, те, которые являются необоснованными, расточительными или экстравагантными по своему характеру, или те, которые предназначены для личных целей, исключаются. Налоговая служба (IRS) считает, что сотрудники уезжают из дома, если их деловые обязанности требуют, чтобы они находились вдали от своего «налогового дома» (общего района, где находится их основное место работы) значительно дольше обычного рабочего дня , и им нужно выспаться или отдохнуть, чтобы выполнять свои обязанности во время отсутствия.

Ключевые выводы

• Командировочные расходы — это расходы, связанные с поездками с целью ведения деловой деятельности.
• Вычету подлежат только обычные и необходимые командировочные расходы; расходы, которые не являются обычными и необходимыми или являются необоснованными, расточительными или экстравагантными, а также командировочные расходы для личных целей не подлежат вычету
• IRS считает, что сотрудники уезжают из дома, если их деловые обязанности требуют, чтобы они находились вдали от своего «налогового дома» значительно дольше, чем обычный рабочий день.
• Примеры командировочных расходов включают авиабилеты и проживание, транспортные услуги, стоимость еды и чаевых, использование средств связи.
• Командировочные расходы, понесенные во время неопределенного рабочего задания, которое длится более одного года согласно IRS, не подлежат вычету в налоговых целях.

Общие сведения о командировочных расходах

Хорошо организованные записи, такие как квитанции, аннулированные чеки и другие документы, подтверждающие вычет, могут помочь людям получить компенсацию от работодателя и помочь предприятиям подготовить налоговые декларации и ответить на вопросы IRS.Примеры дорожных расходов могут включать:

• Авиабилеты и проживание специально для ведения бизнеса вдали от дома
• Транспортные услуги, такие как такси, автобусы или поезда до аэропорта или до места назначения и вокруг него
• Стоимость питания и чаевых, услуги химчистки одежды и стоимость деловых звонков во время командировки вне дома
• Стоимость аренды компьютеров и других средств связи в командировке

Путевые расходы не включают регулярные проездные.

Виды командировочных расходов

Использование личного автомобиля во время деловой поездки, включая фактический пробег, дорожные сборы и плату за парковку, может быть включено в дорожные расходы. Стоимость использования арендованных транспортных средств также может быть засчитана как командировочные расходы, но только для той части поездки, которая используется для служебных целей. Например, если во время деловой поездки путешественник посетил члена семьи или знакомого, стоимость проезда от отеля до их посещения не подлежит вычету на командировочные расходы.Взаимодействие с другими людьми

Командировочные расходы, понесенные во время бессрочной работы на срок более одного года, не подлежат вычету в налоговых целях. IRS позволяет рассматривать другие виды обычных и необходимых расходов как связанные с командировками для целей вычета. Такие расходы могут включать проезд до делового обеда и обратно, наем публичной стенографистки, оплату аренды компьютера, связанной с поездкой, а также доставку багажа и демонстрационных материалов, используемых для деловых презентаций.Командировочные расходы также могут включать в себя эксплуатацию и обслуживание домашнего трейлера в рамках деловой поездки.